Guida
Come esportare i dati dal tuo gestionale
Servono pochi file Excel o CSV che il tuo gestionale sa già produrre. Non devi rinominare le colonne né ripulire i file: li leggiamo così come escono, anche con titoli, totali e righe vuote. Se una colonna non viene riconosciuta, la abbini tu con un menu a tendina, una volta sola.
Quali file servono
| File | A cosa serve | Colonne indispensabili | Utili in più |
|---|---|---|---|
| Scadenzario clienti (o elenco fatture) | Crediti scaduti, solleciti, incassi previsti | Cliente, data scadenza, importo | Numero fattura, data pagamento o residuo, stato |
| Ordini (o DDT / vendite) | Clienti che smettono di ordinare o comprano meno, ritardi, ordini non fatturati | Cliente, data, importo | Numero ordine, consegna prevista ed effettiva, stato, agente |
| Richieste di preventivo (CRM) | Richieste senza risposta, trattative ferme | Data di ricezione | Nome, azienda, stato, valore, responsabile, data prima risposta |
| Anagrafica clienti | Nomi, agenti, email e telefoni per i testi pronti | Codice o ragione sociale | Agente, email, telefono, città |
Con scadenzario + ordini ottieni già la maggior parte del valore. Per gli ordini basta l'ultimo anno, meglio due: così il programma capisce il ritmo di riordino di ogni cliente.
In generale, con qualsiasi gestionale
- Apri l'elenco che ti serve: scadenzario clienti, elenco fatture di vendita, elenco ordini clienti o anagrafica clienti.
- Imposta il periodo: per le fatture, tutte quelle non ancora pagate; per gli ordini, gli ultimi 12–24 mesi.
- Cerca il comando Esporta, Esporta in Excel, Salva come CSV oppure Stampa → Excel. Di solito è un pulsante sopra l'elenco o nel menu dell'elenco.
- Scegli Excel (.xlsx) se c'è, altrimenti CSV. Il vecchio formato .xls va aperto in Excel e salvato come .xlsx.
- Caricalo nella sezione I tuoi file. Ogni volta che lo aggiorni, il nuovo file sostituisce il precedente dello stesso tipo.
I nomi esatti di menu e comandi cambiano da un programma all'altro e da una versione all'altra. Qui sotto trovi dove guardare nei programmi più diffusi; se non trovi il comando, usa il messaggio pronto per il tuo rivenditore in fondo alla pagina.
Dove guardare nei gestionali più diffusi
Danea Easyfatt
Gli elenchi di documenti, scadenze e anagrafiche si possono esportare in Excel. Apri l'elenco che ti serve (per esempio lo scadenzario o i documenti di vendita), filtra il periodo e cerca il comando di esportazione nel menu o nella barra dell'elenco. Esporta anche l'anagrafica clienti con telefoni ed email: servirà per i testi pronti.
Fatture in Cloud
Negli elenchi delle fatture e dei documenti c'è di solito un comando per esportare in Excel o CSV. Esporta le fatture di vendita con scadenza e stato del pagamento; se usi anche gli ordini, esporta l'elenco ordini. L'elenco clienti si esporta dalla rubrica.
TeamSystem
Lo scadenzario clienti (o partitario) e l'elenco ordini si esportano in genere dalla stampa o dalla consultazione, scegliendo come destinazione un file Excel o CSV. Se il file contiene una riga per ogni rata, va benissimo: ogni rata viene trattata come una scadenza.
Zucchetti
Dalle consultazioni dello scadenzario, dei documenti di vendita e degli ordini clienti cerca l'esportazione in Excel o la stampa su file. Se nel file il cliente compare sia come codice sia come ragione sociale, va bene: usiamo il codice per collegare i file e il nome per mostrarlo.
Mexal / Passepartout
Le stampe di scadenzario e ordini si possono di solito salvare su file di testo o Excel. I file separati da tabulazione o punto e virgola vanno bene, anche con colonne come "Conto" e "Descrizione conto".
Aruba Fatturazione Elettronica e simili
Dall'elenco delle fatture emesse cerca l'esportazione in Excel o CSV. Se il programma non registra i pagamenti, puoi aggiungere tu in Excel una colonna "Pagata" con Sì/No: la leggiamo.
Usi un file Excel fatto a mano
Va benissimo così com'è, anche con un titolo sopra, righe di nota e la riga "TOTALE" in fondo. Servono almeno tre colonne: cliente, data di scadenza, importo. Una colonna "Pagata" con Sì/No, o una colonna "Residuo", rende i conti più precisi.
Se il programma non esporta, o non trovi il comando
Chiedi a chi ti assiste sul gestionale (rivenditore o consulente). Puoi mandare questo messaggio così com'è:
Buongiorno, mi servirebbe esportare in Excel (o CSV) dal gestionale questi elenchi: 1) scadenzario clienti con le fatture non ancora pagate (cliente, numero, data fattura, scadenza, importo, residuo o data pagamento); 2) ordini clienti degli ultimi 24 mesi (numero, cliente, data, importo, data consegna prevista ed effettiva, stato, agente); 3) anagrafica clienti (codice, ragione sociale, agente, email, telefono). Mi può indicare come fare, o prepararmi una stampa salvabile su file? Grazie.
Problemi frequenti
"Non capiamo se il file contiene clienti, preventivi, ordini o fatture"
Scegli tu il tipo (fatture, ordini, clienti, preventivi) dal menu "Tipo di dati nel file" prima di caricarlo, oppure dal riquadro che si apre. Poi abbina le colonne.
Alcune righe vengono scartate
Succede quando manca un dato indispensabile (per esempio la data di scadenza). Ti mostriamo le prime righe con il problema: controllale nel gestionale e riesporta.
Le date sono sbagliate di qualche mese
Leggiamo sia gg/mm/aaaa sia il formato americano mm/gg/aaaa, scegliendo per ogni colonna l'interpretazione coerente con tutte le date. Se i conti non tornano, salva il file da Excel con le date in formato italiano.
Il file è troppo grande
Il limite è 25 MB e 50.000 righe per file. Esporta un periodo più breve: per gli ordini bastano gli ultimi 24 mesi.